Le CA, garant de la réussite et pérennité d’une organisation

Après discussion avec différents présidents de conseil d’administration et de directions d’OBNL, ainsi qu’un petit retour dans mon classeur sur la formation offerte par la Gouvernance au Féminin et IGOPP, je vous parle aujourd’hui des composantes essentielles d’un bon conseil d’administration afin d’assurer le succès d’une organisation.

Nous le savons, le conseil d’administration (CA) joue un rôle crucial dans la gouvernance d’une organisation et la pérennité de ses activités. Parmi ses responsabilités, se retrouvent la définition de la stratégie, la surveillance de la gestion et de l’exécution du plan stratégique, la protection des intérêts des parties prenantes, le recrutement et l’évaluation de la direction générale ainsi que l’assurance d’une gouvernance éthique et responsable. 

Plusieurs composantes sont alors essentielles pour avoir un bon CA et ainsi garantir le succès de l’organisation :

1. La présidence du Conseil d’administration

Le ou la président.e du conseil d’administration (PCA) occupe une place centrale, agissant comme chef d’orchestre des activités du conseil. Il est chargé de faciliter la communication au sein du conseil et de maintenir un équilibre entre les parties prenantes et la direction générale (DG). C’est en grande partie son rôle de définir la culture et de donner le ton du conseil, favorisant une atmosphère de transparence et de collaboration qui servira de base pour une gouvernance saine.

2. L’engagement des membres du CA

Bien entendu, l’assiduité et la participation active des membres sont essentielles pour favoriser les échanges constructifs et pour contribuer aux décisions stratégiques de l’organisation. La régularité des rencontres, idéalement cinq fois par an, est un élément clé, car elle permet de maintenir les membres informés et engagés tout en évitant un excès de réunions qui pourrait mener à une surcharge.

3. La composition du CA (sélection, nombre, diversité et grille de compétences)

Pour une gouvernance efficace, le CA doit inclure des membres aux compétences variées et complémentaires, et refléter la diversité des parties prenantes. Utiliser une grille de compétences lors du recrutement aide à sélectionner des membres qui enrichiront l’équipe, évitant ainsi les profils redondants. Limiter le nombre de membres (idéalement 9 ou 11) permet d’assurer une cohésion et une interaction efficace, avec une dynamique collaborative et constructive. Aussi, une bonne intégration des administrateurs/trices avec un plan d’accueil favorisera la cohésion et la communication au sein du groupe. La direction et le PCA doivent impérativement consacrer du temps pour rencontrer les nouveaux membres afin de leur expliquer la stratégie, les grands projets et les enjeux éventuels de l’organisation.

4. Le rôle des président.e.s des comités

La préparation des travaux par les comités, que ce soit pour l’audit et la gestion des risques, la gouvernance, l’éthique et les ressources humaines, les placements responsables sont importants car ils permettront au CA de focaliser sur les points importants à discuter. Là encore, le nombre de rencontres ne devrait pas dépasser 2 réunions par année, à moins d’un projet spécial qui peut faire l’objet d’un comité ponctuel. Trop souvent dans les OBNL, les directions se retrouvent submergées par le nombre de comités et de rencontres qui finalement les empêchent de se concentrer sur la réalisation de leurs objectifs.

5. L’équilibre des pouvoirs entre le président du CA et la direction générale

L’équilibre des pouvoirs entre le président du CA et la direction générale est primordial pour prévenir les conflits et maintenir une séparation claire des responsabilités. Chacun doit bien comprendre sa zone d’intervention afin de ne pas nuire aux autres parties. La direction générale, en tant que chef opérationnel, doit pouvoir exercer librement son rôle d’exécution du plan stratégique et mettre à contribution son équipe, tandis que le CA joue un rôle de supervision et d’aviseur auprès de la DG.

6. La confiance CA/PCA/DG et une communication fluide

La confiance et une communication fluide entre le président du CA et la DG sont essentielles pour garantir une harmonie au sein du CA et favoriser l’efficacité de la gouvernance, car en plus, elles se reflèteront sur l’équipe. Des discussions en huis clos avec et sans la DG doivent avoir lieu à chaque réunion du CA pour permettre une évaluation honnête de la performance et des défis rencontrés. Aussi, une relation de confiance permet à la DG de solliciter des avis du CA ou rétroactions sans craindre un impact négatif. Là encore, il s’agit d’être habile afin d’anticiper ou de répondre à d’éventuels enjeux dans les meilleurs délais et toujours faire preuve de courage.

7. L’efficacité des rencontres

Pour assurer le bon déroulement des séances du conseil, les bonnes pratiques et les bons outils font toute la différence, à commencer par un ordre du jour minuté qui indiquera ce qui est « pour information » (et donc qui devra être lu avant la rencontre par les membres) ou « pour discussion » (qui fera donc appel à l’expertise des membres lors de la séance). Tous les documents envoyés à l’avance comme par exemple le Rapport de la direction générale, permettront aux membres de prendre connaissance des réalisations des derniers mois et ainsi favoriseront les discussions sur les points stratégiques. L’efficacité des rencontres passe aussi par une certaine fluidité au sein du CA et celle-ci doit être mesurée régulièrement par une évaluation du président et des administrateurs/trices.

Enfin j’ajouterais un dernier point qui a son importance : la notoriété du CA, qui a un effet positif sur l’organisation en facilitant des démarches telles que la recherche de financement ou en attirant l’attention des partenaires stratégiques. Un CA respecté et connu inspire confiance et crédibilité auprès des partenaires et des employés, ce qui est bénéfique pour l’image et le déploiement de la stratégie de l’organisation.

En somme, un conseil d’administration structuré et bien dirigé est un pilier fondamental pour assurer le succès d’une organisation. À travers une présidence proactive, des membres engagés, une répartition équilibrée des pouvoirs, une communication fluide et une composition diversifiée, le CA peut non seulement orienter l’organisation vers le succès, mais aussi renforcer sa pérennité et son impact. 

Rédigé par Isabelle Péan, Novembre 2024